Sebagian besar pusat aplikasi visa dan kedutaan menyediakan layanan untuk melacak status visa Schengen Anda secara online.

Setelah Anda menyerahkan semua dokumen dan menyelesaikan proses biometrik, fase yang paling mendebarkan pun dimulai: menunggu keputusan visa. Selama periode ini, seringkali muncul pertanyaan “sudah sampai mana proses visa saya?” atau “kapan saya bisa tahu hasilnya?”.

kami akan menjadi panduan praktis Anda untuk cek status visa Schengen, menjelaskan cara tahu visa Schengen sudah jadi, platform yang digunakan, dan bagaimana menafsirkan berbagai status yang mungkin muncul selama proses aplikasi Anda di tahun 2025.

Mengapa Penting untuk Melacak Status Aplikasi Visa Schengen Anda?

Melacak status aplikasi visa Anda bukan hanya soal rasa penasaran, tetapi juga bagian dari perencanaan perjalanan yang efisien:

1. Antisipasi Waktu Pemrosesan: Memberi Anda gambaran realistis tentang kapan visa Anda kemungkinan besar akan selesai, sehingga Anda bisa merencanakan keberangkatan atau mengatur ulang jadwal jika perlu.
2. Persiapan Keberangkatan: Jika Anda melihat visa Anda sudah “siap diambil”, Anda bisa segera melakukan persiapan akhir seperti membeli tiket yang belum final atau merapikan akomodasi.
3. Mengidentifikasi Potensi Masalah: Jika status aplikasi Anda tampak “stuck” atau ada perubahan yang tidak biasa, ini bisa menjadi indikator adanya masalah dan Anda bisa mengambil tindakan proaktif.

Memahami Nomor Referensi Aplikasi Visa Anda

Kunci untuk melacak status visa Schengen Anda adalah nomor referensi aplikasi. Nomor ini biasanya diberikan kepada Anda setelah Anda berhasil menyerahkan dokumen dan melakukan pembayaran.

• Di Mana Menemukannya: Nomor referensi ini biasanya tertera pada tanda terima (receipt) yang diberikan oleh pusat aplikasi visa (VFS Global, TLScontact, dll.) setelah penyerahan dokumen. Pastikan Anda menyimpan tanda terima ini dengan aman.
• Pentingnya Menjaga Kerahasiaan: Nomor referensi ini bersifat pribadi. Jaga kerahasiaannya untuk melindungi informasi aplikasi Anda.

Platform Utama untuk Melacak Status Aplikasi Visa Schengen

Sebagian besar aplikasi visa Schengen diproses melalui pusat aplikasi pihak ketiga, yang menyediakan portal pelacakan online.

1. VFS Global (Paling Umum) VFS Global adalah penyedia layanan visa pihak ketiga terbesar untuk banyak kedutaan besar di seluruh dunia, termasuk untuk negara-negara Schengen.

• Cara Akses Portal Pelacakan:
  1. Kunjungi situs web VFS Global untuk negara tempat Anda mengajukan visa (misalnya, VFS Global Indonesia).
  2. Cari bagian “Track Your Application” atau “Lacak Aplikasi Anda”.
  3. Anda akan diminta memasukkan nomor referensi yang biasanya dimulai dengan kode tertentu (misalnya, “VFS-” atau “JAK/”) diikuti serangkaian angka.
  4. Anda juga mungkin diminta memasukkan tanggal lahir atau nomor paspor Anda untuk verifikasi keamanan.
• Tampilan Antarmuka dan Contoh Status: Antarmuka VFS Global biasanya sederhana, menampilkan progress bar atau daftar status yang berubah seiring berjalannya proses.

2. TLScontact (Untuk Kedutaan Tertentu) TLScontact adalah penyedia layanan visa pihak ketiga lain yang bekerja sama dengan beberapa kedutaan Schengen (misalnya, untuk Prancis, Swiss).

• Cara Akses dan Data yang Dibutuhkan:
  1. Kunjungi situs web TLScontact untuk negara yang bersangkutan.
  2. Login ke akun Anda yang digunakan saat mendaftar atau cari opsi “Track My Application”.
  3. Anda mungkin diminta untuk memasukkan nomor referensi aplikasi Anda atau detail login akun Anda.

3. Situs Web Kedutaan/Konsulat Langsung (Jika Tersedia) Beberapa kedutaan atau konsulat mungkin menyediakan sistem pelacakan status mereka sendiri. Ini lebih jarang, tetapi selalu baik untuk memeriksa situs web resmi kedutaan tempat Anda mengajukan visa.

• Kapan Ini Relevan: Jika kedutaan tidak menggunakan jasa VFS Global atau TLScontact, atau jika ada kasus khusus yang ditangani langsung oleh kedutaan.

Interpretasi Berbagai Status Aplikasi yang Mungkin Muncul

Saat Anda cek status visa Schengen, Anda akan melihat berbagai frasa yang menunjukkan tahapan aplikasi Anda. Berikut adalah interpretasinya:

1. “Application submitted / Application received by VAC (Visa Application Centre).”
   • Arti: Aplikasi Anda telah berhasil diserahkan di pusat aplikasi visa dan sedang dalam tahap awal peninjauan.
2. “Application forwarded to Embassy/Consulate.”
   • Arti: Dokumen aplikasi Anda telah dikirimkan dari pusat aplikasi visa ke Kedutaan Besar atau Konsulat negara Schengen yang berwenang untuk diproses lebih lanjut.
3. “Application is under process / Application is being processed at the Embassy/Consulate.”
   • Arti: Aplikasi Anda sedang ditinjau oleh staf konsuler di kedutaan atau konsulat. Ini adalah tahap paling lama dalam proses, di mana keputusan akan dibuat.
4. “Processed application is with the Embassy/Consulate.”
   • Arti: Aplikasi Anda telah selesai diproses oleh kedutaan/konsulat, dan keputusan telah diambil. Namun, paspor Anda belum dikirim kembali ke pusat aplikasi visa.
5. “Passport is ready for collection / Visa application decision has been made.”
   • Arti: Paspor Anda, bersama dengan keputusan visa, sudah siap untuk diambil di pusat aplikasi visa tempat Anda menyerahkan dokumen. Ini adalah status yang paling ditunggu!
6. “Visa has been granted / Visa has been refused.”
   • Arti: Kadang-kadang, sistem pelacakan akan langsung menunjukkan apakah visa Anda disetujui atau ditolak setelah keputusan dibuat. Namun, ini tidak selalu terjadi, dan Anda mungkin perlu membuka paspor Anda untuk mengetahui hasilnya.
7. “Passport picked up.”
   • Arti: Anda atau perwakilan Anda telah mengambil paspor dari pusat aplikasi visa.

Apa yang Harus Dilakukan di Setiap Tahapan Status

• Saat “Application submitted / received”: Pastikan Anda menyimpan nomor referensi dengan aman. Anda bisa mulai melakukan persiapan dasar untuk perjalanan (misal: mencari informasi destinasi).
• Saat “Application forwarded to Embassy/Consulate” atau “Under Process”: Ini adalah fase menunggu. Hindari menghubungi kedutaan atau VFS terlalu sering, kecuali jika ada keadaan darurat atau Anda diminta untuk menyediakan dokumen tambahan.
• Saat “Passport is ready for collection / Visa application decision has been made”: Segera jadwalkan pengambilan paspor Anda atau pastikan kurir akan mengirimkannya. Ini adalah momen kebenaran!
• Setelah Paspor di Tangan:
  • Jika disetujui: Segera periksa stiker visa Anda dengan teliti (lihat [Link ke Cara Membaca Stiker Visa Schengen]). Verifikasi semua detail (nama, tanggal, jenis entri, durasi tinggal). Setelah itu, Anda bisa melanjutkan ke persiapan setelah visa Schengen (lihat [Link ke Setelah Visa Schengen Disetujui]).
  • Jika ditolak: Pahami alasan penolakan yang tertera di surat resmi. Anda memiliki hak untuk mengajukan banding atau mengajukan aplikasi baru setelah memperbaiki kekurangan (lihat [Link ke 5 Kesalahan Fatal Bikin Visa Schengen Ditolak! Hindari!]).

Tips Penting Saat Melacak Status Visa Schengen

• Jangan Panik Jika Status Tidak Segera Berubah: Terkadang, update status di sistem pelacakan bisa sedikit tertinggal dari proses sebenarnya. Sabar adalah kuncinya.
• Hindari Menghubungi Kedutaan/VFS Terlalu Sering: Petugas konsuler memiliki banyak aplikasi untuk diproses. Panggilan atau email yang berlebihan hanya akan memperlambat mereka. Hubungi hanya jika ada kebutuhan mendesak.
• Periksa Kembali Detail Pelacakan: Pastikan Anda memasukkan nomor referensi dan data pribadi dengan benar saat melacak. Kesalahan kecil bisa menyebabkan status tidak ditemukan.
• Waspada Terhadap Penipuan: Jangan pernah memberikan informasi pribadi atau melakukan pembayaran melalui tautan tidak dikenal yang mengklaim sebagai layanan pelacakan visa. Selalu gunakan situs web resmi.
• Pertimbangkan Waktu Pemrosesan: Ingatlah bahwa waktu pemrosesan bisa lebih lama di musim ramai. Lihat [Link ke Cara Mengajukan Visa Schengen di Musim Liburan Puncak] untuk detailnya.

Kesimpulan

Kemampuan untuk melacak status visa Schengen adalah alat yang sangat berguna untuk mengelola ekspektasi dan perencanaan perjalanan Anda. Dengan memahami cara tahu visa Schengen sudah jadi melalui berbagai status yang muncul di portal pelacakan seperti VFS Global, Anda bisa lebih siap menghadapi setiap tahapan proses visa. Ketelitian dan kesabaran adalah kunci utama dalam penantian ini.

Jika Anda merasa kewalahan dengan seluruh proses aplikasi visa, atau Anda membutuhkan panduan ahli untuk memastikan setiap langkah pengajuan dan pelacakan Anda sempurna, Pose Travel Service siap membantu. Kami akan memandu Anda melalui setiap tahapan, mulai dari persiapan dokumen hingga membantu Anda cek status visa Schengen, untuk memastikan pengalaman Anda semulus mungkin.

Jangan biarkan ketidakpastian menghambat impian perjalanan Anda.

Hubungi Pose Travel Service hari ini untuk konsultasi gratis dan wujudkan perjalanan Anda ke Eropa dengan tenang!